In der heutigen Welt ist die Automatisierung von Geschäftsprozessen zu einem integralen Bestandteil jedes erfolgreichen Unternehmens geworden. Mit dem Bitrix24-System ist die Verwaltung von Arbeitsaufgaben und Projekten viel einfacher und effizienter geworden. Die Roboter in Bitrix24 helfen dabei, sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren, die Routinearbeit zu erleichtern und die Wahrscheinlichkeit von Fehlern zu reduzieren.
In diesem Artikel betrachten wir schrittweise Anweisungen zum Einrichten des Roboters in Bitrix24, damit Sie mit der Automatisierung Ihrer Workflows ganz einfach beginnen können. Es dauert nur wenige Minuten, um sich mit den grundlegenden Konzepten und Regeln für die Konfiguration von Robotern in Bitrix24 vertraut zu machen.
Der erste Schritt besteht darin, einen neuen Geschäftsprozess zu erstellen. Gehen Sie dazu zu meinem Standort → Organisationen → Geschäftsprozesse und klicken Sie auf die Schaltfläche "Hinzufügen" oder "Geschäftsprozess erstellen". Geben Sie dann den Namen und die Beschreibung des Prozesses an, wählen Sie die gewünschte Gruppe und das Flag "Roboter" aus, um einen neuen Roboter zu erstellen.
Schritt 1: Erstellen eines Roboters in Bitrix24
Bevor Sie mit der Verwendung von Robotern in Bitrix24 beginnen, müssen Sie Ihren ersten Roboter erstellen. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:
- Melden Sie sich bei Ihrem Bitrix24-Konto an und gehen Sie zum Abschnitt "Roboter".
- Klicken Sie auf die Schaltfläche "Roboter hinzufügen".
- Füllen Sie die erforderlichen Informationen über den Roboter aus, z. B. seinen Namen, seine Beschreibung und seine Kategorie. Dies wird Ihnen helfen, die verschiedenen Roboter in Ihrem System weiter zu unterscheiden.
- Wählen Sie das Ereignis aus, bei dem der Roboter ausgelöst wird. Zum Beispiel "Neues Gebot erstellen" oder "Deal ändern".
- Stellen Sie die Bedingungen ein, unter denen der Roboter ausgelöst werden soll. Zum Beispiel "Wenn der Gebotsbetrag größer als 10000 ist" oder "Wenn der Status der Transaktion "Ausstehende Zahlung" ist".
- Geben Sie die Aktionen an, die der Roboter ausführen wird, wenn er ausgelöst wird. Zum Beispiel "E-Mail an den verantwortlichen Manager senden" oder "Aufgabe für die Verkaufsabteilung erstellen".
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, um die Robotereinstellungen zu speichern.
Jetzt ist Ihr Roboter erstellt und einsatzbereit. Vergessen Sie nicht, seine Funktion zu testen, indem Sie einen Testlauf durchführen. Verwenden Sie Roboter in Bitrix24, um Routineaufgaben zu automatisieren und die Leistung Ihres Unternehmens zu optimieren.
Anleitung zum Erstellen eines Roboters in Bitrix24
- Melden Sie sich bei Ihrem Bitrix24-Konto an und öffnen Sie den Bereich "Einstellungen" mit dem Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke des Bildschirms.
- Wählen Sie in der Navigationsleiste links den Abschnitt "Roboter" aus.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche "Roboter erstellen".
- Geben Sie auf der Seite zum Erstellen eines Roboters einen Namen ein und wählen Sie den Robotertyp aus, der Ihren Anforderungen entspricht.
- Legen Sie die Bedingungen fest, unter denen der Roboter Aktionen ausführen wird. Sie können beispielsweise eine Bedingung für das Erscheinen eines neuen Lides oder eines Kundenvorgangs festlegen.
- Wählen Sie die Aktionen aus, die der Roboter ausführen wird, wenn die angegebenen Bedingungen erfüllt sind. Zum Beispiel kann ein Roboter eine E-Mail an einen Kunden senden oder Informationen zu einer Lida-Karte hinzufügen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, um den Roboter zu erstellen.
- Überprüfen Sie den Betrieb des Roboters, indem Sie neue Daten oder Bedingungen hinzufügen, um ihn auszuführen.
Herzlichen Glückwunsch, Sie haben einen Roboter in Bitrix24 entwickelt! Es wird jetzt automatisch die angegebenen Aktionen ausführen, wenn die angegebenen Bedingungen erfüllt sind.
Schritt 2: Konfigurieren der Bedingungen für die Ausführung des Roboters
Damit der Roboter in Bitrix24 bestimmte Aktionen ausführen kann, müssen Sie die Bedingungen konfigurieren, unter denen der Roboter aktiviert werden soll.
Die Bestimmung der Bedingungen für die Ausführung des Roboters erfolgt über bedingte Blöcke. Die folgenden Bedingungstypen sind in Bitrix24 verfügbar:
- Das Feld: Wählt das Feld aus, dessen Werte in der Bedingung verwendet werden sollen.
- Operator: Wählen Sie einen Feldvergleichsoperator mit einem bestimmten Wert oder einem anderen Feld aus.
- Bedeutung: Geben Sie den Wert ein, mit dem das Roboterfeld verglichen werden soll.
So konfigurieren Sie die Bedingungen für die Ausführung des Roboters:
- Gehen Sie in den Bitrix24-Einstellungen zum Abschnitt "Roboter".
- Wählen Sie den gewünschten Roboter aus oder erstellen Sie einen neuen.
- Klicken Sie im Abschnitt "Bedingungen" auf die Schaltfläche "Bedingung hinzufügen".
- Wählen Sie das gewünschte Feld und den Operator für die Bedingung aus.
- Geben Sie den gewünschten Wert ein, oder wählen Sie das zu vergleichende Feld aus.
- Wiederholen Sie die Schritte 3 bis 5 für alle erforderlichen Bedingungen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.
Nach der Einstellung der Laufbedingungen wird der Roboter nur dann aktiviert, wenn die angegebenen Bedingungen erfüllt sind. Vergessen Sie nicht, den Roboter nach der Einrichtung zu überprüfen.
Wie konfiguriere ich die Bedingungen für die Ausführung eines Roboters in Bitrix24
Wenn Sie einen Roboter in Bitrix24 erstellen, können Sie die Bedingungen anpassen, unter denen der Roboter bestimmte Aktionen ausführen wird. Diese Funktionalität ermöglicht es Ihnen, Workflows zu automatisieren und Aufgaben zu vereinfachen.
Um die Bedingungen für die Ausführung des Roboters in Bitrix24 anzupassen, ist es erforderlich:
- Öffnen Sie den Abschnitt "Roboter" in den Einstellungen Ihres Bitrix24.
- Wählen Sie den gewünschten Roboter aus der Liste aus oder erstellen Sie einen neuen Roboter.
- Klicken Sie im Roboter-Editor auf die Registerkarte "Bedingungen".
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Bedingung hinzufügen.
- Wählen Sie einen Bedingungstyp aus den vorgeschlagenen Optionen aus oder erstellen Sie eine eigene Bedingung.
- Konfigurieren Sie die Parameter der Bedingung, indem Sie die erforderlichen Werte angeben.
- Änderungen speichern.
Nachdem Sie die Bedingungen für die Ausführung des Roboters konfiguriert haben, führt er die vorgesehenen Aktionen nur dann automatisch aus, wenn alle Bedingungen erfüllt sind. Wenn mindestens eine Bedingung nicht erfüllt ist, führt der Roboter keine Aktionen aus.
Die Anpassungsmöglichkeiten für die Roboterausführungsbedingungen in Bitrix24 ermöglichen es Ihnen, Workflows so flexibel wie möglich zu automatisieren und personalisierte automatisierte Arbeitsszenarien zu erstellen.
Schritt 3: Roboteraktionen
Nachdem Sie die Bedingungen für die Aktivierung des Roboters festgelegt haben, müssen Sie festlegen, welche Aktionen der Roboter ausführen wird, wenn er ausgelöst wird.
Dazu müssen Sie eine oder mehrere Aktionen aus der Liste auswählen, die in Bitrix24 verfügbar sind. Beispielsweise können Sie den Roboter so konfigurieren, dass er nach bestimmten Ereignissen eine Benachrichtigung an den Benutzer sendet oder eine Aufgabe erstellt.
Sie können auch die automatische Änderung des Status oder des verantwortlichen Mitarbeiters für ein bestimmtes CRM-Element konfigurieren, wenn der Roboter ausgelöst wird.
Für jede Aktion müssen Sie die Parameter und Werte angeben, die bei der Ausführung verwendet werden sollen. Wenn Sie beispielsweise eine Benachrichtigung senden, können Sie den Text der Nachricht und des Empfängers angeben. Beim Erstellen einer Aufgabe werden Titel, Beschreibung und der verantwortliche Mitarbeiter angegeben.
Nachdem Sie alle erforderlichen Schritte konfiguriert haben, speichern Sie die Einstellungen des Roboters und er ist einsatzbereit.
Ein Beispiel:
Wenn eine neue Bestellung eingeht, können Sie den Roboter so konfigurieren, dass er eine Aufgabe für einen Mitarbeiter der Verkaufsabteilung erstellt und eine Benachrichtigung an den Filialadministrator sendet. Die Aufgabe enthält die Bestellinformationen und in der Benachrichtigung die Kundendaten und die Bestellnummer.
Wie man Roboteraktionen in Bitrix24 einrichtet
Nachdem Sie einen Roboter in Bitrix24 erstellt haben, ist es an der Zeit, seine Aktionen anzupassen. Die Aktionen des Roboters bestimmen je nach den von Ihnen festgelegten Bedingungen, welche Aktionen der Roboter ausführen wird.
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Aktionen des Roboters zu konfigurieren:
- Öffnen Sie die Karte des Roboters, mit dem Sie Aktionen konfigurieren möchten.
- Nachdem Sie die Roboterkarte geöffnet haben, sehen Sie den Abschnitt "Aktionen". Klicken Sie auf die Schaltfläche "Aktionen konfigurieren".
- Wählen Sie im folgenden Fenster den Aktionstyp aus der Liste der verfügbaren Optionen aus. Sie können beispielsweise wählen, eine E-Mail zu senden, eine Aufgabe zu erstellen oder den Status einer Transaktion zu ändern.
- Nachdem Sie einen Aktionstyp ausgewählt haben, passen Sie seine Parameter an Ihre Bedürfnisse an. Wenn Sie beispielsweise eine E-Mail senden möchten, geben Sie die Adresse des Empfängers, den Betreff und den Inhalt der E-Mail an.
- Speichern Sie die Einstellungen der Aktion, indem Sie auf die Schaltfläche Speichern klicken.
Nach Abschluss dieser Schritte ist der Roboter betriebsbereit. Abhängig von den von Ihnen festgelegten Bedingungen werden die angegebenen Aktionen ausgeführt.
Es ist wichtig sich daran zu erinnern, dass das Einrichten von Roboteraktionen bestimmte Kenntnisse und technische Expertise erfordern kann. Wenn Sie Schwierigkeiten oder Fragen haben, können Sie sich an den technischen Support wenden, um Hilfe zu erhalten.
Schritt 4: Einstellen des Timers
Um den Roboter in Bitrix24 effizienter arbeiten zu können, können Sie einen Timer einstellen, der die Ausführung nach einem festgelegten Zeitplan startet.
Befolgen Sie dazu die Anweisungen:
- Gehen Sie zu den Einstellungen Ihres Bitrix24-Kontos.
- Wählen Sie in der Liste der verfügbaren Werkzeuge "Roboter" aus.
- Wählen Sie den Roboter aus, für den Sie einen Timer einstellen möchten, und öffnen Sie dessen Einstellungen.
- Stellen Sie im Abschnitt "Timer" die gewünschte Startzeit für den Roboter ein.
- Speichern Sie die Einstellungen und überprüfen Sie den Betrieb des Roboters.
Ihr Roboter wird jetzt automatisch zu einem festgelegten Zeitpunkt gestartet, sodass Sie Aufgaben effizienter verwalten und Prozesse in Bitrix24 automatisieren können.
Wie stelle ich einen Timer im Roboter Bitrix24 ein
Mit den Timern im Roboter Bitrix24 können Sie Zeitintervalle steuern, Verzögerungen festlegen, bevor Aktionen ausgeführt werden, und die Zeit für bestimmte Aufgaben zählen. In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie den Timer im Roboter Bitrix24 einstellen.
Schritt 1: Gehen Sie zum Abschnitt "Roboter" in Ihrem Bitrix24
Gehen Sie zu Ihrem Bitrix24-Konto und wählen Sie den Abschnitt "Roboter" aus.
Schritt 2: Erstellen Sie einen neuen Roboter oder wählen Sie einen bereits vorhandenen Roboter aus
Auf der Roboterseite können Sie einen neuen Roboter erstellen oder einen bereits vorhandenen Roboter auswählen, in dem Sie einen Timer einstellen möchten.
Schritt 3: Fügen Sie dem Roboter einen Timer hinzu
Suchen Sie auf der Bearbeitungsseite des Roboters nach dem richtigen Ort, um einen Timer hinzuzufügen. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Aktivität hinzufügen" und wählen Sie einen Timer aus.
Schritt 4: Konfigurieren Sie die Timer-Einstellungen
Stellen Sie die gewünschten Werte für die Startzeit und die Betriebsdauer des Timers ein. Sie können bei Bedarf auch zusätzliche Startbedingungen für den Timer festlegen.
Schritt 5: Speichern Sie die Einstellungen und starten Sie den Roboter
Nachdem Sie die Timer-Einstellungen festgelegt haben, speichern Sie die Einstellungen des Roboters und starten Sie ihn. Der Timer wird entsprechend den angegebenen Parametern aktiviert.
Jetzt haben Sie ein nützliches Werkzeug, um die Prozesse in den Bitrix24 - Timern im Roboter zu automatisieren. Verwenden Sie diese Funktion, um Ihre Arbeit zu optimieren und Zeit zu sparen.
Schritt 5: Automatisches Hinzufügen von Kommentaren
Um mit dem Roboter automatisch Kommentare zu Bitrix24 hinzufügen zu können, müssen Sie die entsprechenden allgemeinen Geschäftsbedingungen konfigurieren. Folgen Sie den Anweisungen unten:
- Suchen Sie auf der Konfigurationsseite Ihres Roboters in Bitrix24 den Block "Aktionen" und klicken Sie auf den Button "+ Aktion hinzufügen".
- Wählen Sie die Aktion "Kommentar hinzufügen" aus.
- Geben Sie im Feld Kommentartext den Text ein, den Sie automatisch zu den Einträgen in Bitrix24 hinzufügen möchten.
- Legen Sie die Voraussetzungen für das Hinzufügen eines Kommentars fest. Sie können beispielsweise angeben, dass ein Kommentar nur zu Datensätzen mit einer bestimmten Bezeichnung oder zu Datensätzen hinzugefügt werden soll, die ein bestimmtes Schlüsselwort enthalten.
Nachdem Sie die Regeln und Bedingungen konfiguriert haben, fügt der Roboter automatisch Kommentare zu den Datensätzen in Bitrix24 hinzu, die den angegebenen Bedingungen entsprechen. Auf diese Weise können Sie die erforderlichen Kommentare schnell und effizient innerhalb des Workflows einbringen.
Denken Sie daran, die Robotereinstellungen in Bitrix24 regelmäßig zu überprüfen und zu aktualisieren, damit sie den aktuellen Anforderungen Ihres Teams und Projekts entsprechen.
