Microsoft Excel und SharePoint gehören zu den beliebtesten Tools für das Datenmanagement und die Zusammenarbeit in einer Büroumgebung. Wenn Sie mit beiden Programmen arbeiten, müssen Sie diese möglicherweise miteinander verknüpfen, um effizienter zu arbeiten. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie eine Beziehung zwischen Excel und SharePoint einrichten und wie Sie diese Beziehung für den Datenaustausch und die Zusammenarbeit verwenden können.
Eine Möglichkeit, Excel und SharePoint zu verknüpfen, besteht darin, Daten aus SharePoint nach Excel zu importieren. Dazu müssen Sie die Adresse Ihrer SharePoint-Website kennen und über die entsprechenden Berechtigungen verfügen. Klicken Sie in Excel auf die Registerkarte Daten und wählen Sie Aus anderen Quellen. Wählen Sie im angezeigten Menü «Daten aus SharePoint importieren» und geben Sie die Adresse Ihrer Website ein. Danach können Sie die gewünschte Tabelle oder Liste aus SharePoint auswählen, die Sie in Excel importieren möchten.
Wenn Sie Daten aus Excel nach SharePoint exportieren möchten, ist dieser Prozess auch ziemlich einfach. Markieren Sie den gewünschten Datenbereich in Excel und wählen Sie im Kontextmenü die Option Exportieren aus. Beim Export können Sie die gewünschte SharePoint-Website und die Tabelle oder Liste auswählen, in die Sie die Daten exportieren möchten. Auf diese Weise können Sie Daten problemlos zwischen Excel und SharePoint übertragen und bei Bedarf in beiden Programmen aktualisieren.
Die Verknüpfung von Excel und SharePoint bietet viele Möglichkeiten für die Zusammenarbeit. Sie können Berichte und Diagramme in Excel mit Daten aus SharePoint erstellen und über SharePoint mit anderen Benutzern teilen. Außerdem können Sie eine Verknüpfung zwischen Daten in Excel und SharePoint herstellen, um Informationen automatisch zu aktualisieren, wenn Daten in einem der Programme geändert werden.
Was ist die Verknüpfung von Excel und SharePoint?
Durch die Verknüpfung von Excel und SharePoint können Sie Excel-Tabellen direkt auf einer SharePoint-Website erstellen und bearbeiten, Daten in Echtzeit aktualisieren und mit anderen Benutzern teilen. Durch die Verknüpfung von Excel und SharePoint können Sie Daten aus verschiedenen Quellen in einer Excel-Tabelle kombinieren, Berichte und Diagramme erstellen, Filter und Sortierung festlegen und erweiterte Datenformatierungs- und Analysefunktionen anwenden.
Durch die Verknüpfung von Excel und SharePoint können Sie auch die Vorteile von SharePoint nutzen, um den Datenzugriff zu steuern. Dies bedeutet, dass Sie Zugriffsrechte für Benutzer und Benutzergruppen festlegen, die Bearbeitung von Daten zulassen oder verweigern sowie Einschränkungen für die Anzeige und Bearbeitung einzelner Zellen und Spalten festlegen können.
Im Allgemeinen bietet die Verknüpfung von Excel und SharePoint eine ganze Reihe von Funktionen für die Zusammenarbeit mit Daten, die Zugriffssteuerung und die Datenanalyse. Sie vereinfacht und beschleunigt die Datenverarbeitung und -analyse, verbessert die Zuverlässigkeit und Sicherheit der Datenspeicherung sowie die Produktivität des Teams.
Vorbereiten der Verknüpfung zwischen Excel und SharePoint
Bevor Sie Excel- und SharePoint-Verknüpfungen konfigurieren können, müssen Sie einige vorbereitende Schritte ausführen:
- Installieren Sie Microsoft Office Excel und SharePoint auf Ihrem Computer.
- Registrieren Sie sich bei SharePoint und greifen Sie auf die gewünschte Website oder Bibliothek zu.
- Installieren Sie die erforderlichen Treiber und Komponenten für die Arbeit mit SharePoint auf Ihrem Computer. Dadurch wird sichergestellt, dass Excel und SharePoint korrekt miteinander kommunizieren.
- Bestimmen Sie, welche Art von Verbindung Sie zwischen Excel und SharePoint herstellen möchten. Zu den Optionen gehören die Verknüpfung über SharePoint-Webdienste, die Verknüpfung über OData oder die Verknüpfung über eine Excel-Tabelle.
- Bestimmen Sie, welche Daten Sie verknüpfen möchten und welche Struktur Sie für die verknüpften Daten festlegen möchten.
- Erstellen Sie die gewünschte Tabelle oder Liste in SharePoint und füllen Sie sie bei Bedarf mit Daten aus.
- Bereiten Sie die Excel-Datei vor, in der die Verknüpfung ausgeführt wird. Dies kann eine neue Datei oder eine bereits vorhandene Datendatei sein.
Nachdem Sie diese vorbereitenden Schritte ausgeführt haben, können Sie mit dem Einrichten der Excel- und SharePoint-Verknüpfung beginnen. Stellen Sie sicher, dass Sie über alle erforderlichen Daten und Zugriffsrechte verfügen, um die Kommunikation erfolgreich zu konfigurieren und zu verwenden.
Konfigurieren der Verknüpfung zwischen Excel und SharePoint
- Öffnen Sie die Excel-Datei, die Sie mit SharePoint verknüpfen möchten.
- Klicken Sie oben auf dem Bildschirm auf die Registerkarte "Daten".
- Wählen Sie unter "Aus anderen Quellen" die Option "Aus SharePoint-Arbeitsblatt" aus.
- Geben Sie im angezeigten Fenster die Adresse Ihrer SharePoint-Website ein und wählen Sie die entsprechende Tabelle oder das entsprechende Arbeitsblatt aus, die Sie mit Excel verknüpfen möchten.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche "Einstellungen", um die gewünschten Spalten auszuwählen und die Einstellungen für den Datenimport festzulegen.
- Passen Sie die Datenfelder zwischen Excel und SharePoint an.
- Wählen Sie aus, wie die Daten in Excel aktualisiert werden sollen, und legen Sie fest, wie oft die Daten aktualisiert werden sollen.
- Klicken Sie auf "Fertig stellen", um die Verbindungseinrichtung abzuschließen.
Nachdem Sie die Verbindung zwischen Excel und SharePoint eingerichtet haben, können Sie Daten aus SharePoint abrufen und in Excel aktualisieren. Auf diese Weise können Sie bequem mit Daten arbeiten und Informationen mit anderen Benutzern teilen.
Importieren von Daten aus SharePoint nach Excel
Es gibt mehrere Pfade zum Importieren von Daten aus SharePoint nach Excel:
Methode 1: Verwenden der integrierten Funktion "Externe Daten abrufen"
1. Öffnen Sie Excel, und wählen Sie eine leere Zelle aus, in die Sie die Daten importieren möchten.
2. Registerkarte Daten -> Externe Daten abrufen -> Aus SharePoint-Liste abrufen.
3. Geben Sie die Adresse der SharePoint-Website ein, und wählen Sie die gewünschte Liste aus.
4. Geben Sie die erforderlichen Importoptionen an (z. B. welche Spalten importiert werden sollen oder welche Zeilen übersprungen werden sollen).
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche "OK" und die Daten werden in die ausgewählte Zelle importiert.
Methode 2: Speichern einer SharePoint-Tabelle in Excel
1. Öffnen Sie die Liste auf einer SharePoint-Website.
2. Registerkarte Liste -> Nach Excel exportieren.
3. Wählen Sie im angezeigten Dialogfeld einen Speicherort für die Excel-Datei aus.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche "OK" und die Tabelle wird im Excel-Format gespeichert.
5. Öffnen Sie die gespeicherte Excel-Datei, und nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor.
Methode 3: Verwenden von Power Query
1. Installieren Sie die Power Query-Erweiterung für Excel, falls sie noch nicht installiert ist.
2. Öffnen Sie Excel und wählen Sie die Registerkarte Daten -> Externe Daten abrufen -> Aus anderen Quellen -> Aus dem Web.
3. Geben Sie die Adresse der SharePoint-Website ein, und wählen Sie die gewünschte Liste aus.
4. Geben Sie die erforderlichen Importoptionen an (z. B. welche Spalten importiert werden sollen oder welche Zeilen übersprungen werden sollen).
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Laden" und die Daten werden in eine neue Tabelle in Excel importiert.
Wählen Sie die richtige Methode aus, und starten Sie noch heute mit dem Importieren von Daten aus SharePoint nach Excel!
