Excel ist eines der beliebtesten Programme zum Arbeiten mit Tabellen und zum Erstellen von Berichten. Manchmal ist es jedoch notwendig, Daten aus zwei oder mehr Excel-Dateien in einem Bericht zu kombinieren. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie einen Bericht mithilfe von Daten aus verschiedenen Dateien erstellen und eine schrittweise Anleitung bereitstellen.
Stellen Sie zunächst sicher, dass Sie alle erforderlichen Excel-Dateien haben, aus denen Sie einen Bericht erstellen möchten. Öffnen Sie dann die erste Excel-Datei und wählen Sie das Arbeitsblatt aus, das Sie im Bericht verwenden möchten. Danach kopieren Sie den gewünschten Datenbereich, markieren ihn, klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie die Option "Kopieren" aus.
Öffnen Sie dann die zweite Excel-Datei und wählen Sie das Arbeitsblatt aus, auf dem Sie die Daten aus der ersten Datei platzieren möchten. Klicken Sie im gewünschten Bereich des Arbeitsblatts mit der rechten Maustaste und wählen Sie Einfügen. Die Daten aus der ersten Datei werden nun in die zweite Excel-Datei kopiert.
Wiederholen Sie diesen Vorgang für jede Excel-Datei, aus der Sie Daten extrahieren möchten. Wenn Sie das Datenformat ändern oder zusätzliche Operationen hinzufügen möchten, bearbeiten Sie zuerst die Daten im gewünschten Arbeitsblatt jeder Datei. Speichern Sie schließlich die zweite Excel-Datei, in der Daten aus verschiedenen Quellen gesammelt werden, als neuen Bericht.
Vergessen Sie nicht, dass Sie beim Zusammenführen von Daten aus verschiedenen Excel-Dateien in einem Bericht auf Formatierung, Datenübereinstimmung und mögliche Duplikate achten müssen. Es wird auch empfohlen, den resultierenden Bericht vor der Verwendung auf die Richtigkeit und Richtigkeit der Daten zu überprüfen.
Vorbereiten von zwei Dateien
Bevor Sie einen Bericht in Excel erstellen können, müssen Sie zwei Dateien vorbereiten, die im Prozess verwendet werden sollen. Sie benötigen:
- Quelldatendatei ist eine Datei, die die Daten enthält, die im Bericht angezeigt werden sollen. Diese Datei kann in einem beliebigen Format sein, das beispielsweise von Excel unterstützt wird .xls, .xlsx oder .csv.
- Berichtsvorlage ist eine Datei, die die fertige Struktur und Formatierung des Berichts enthält, einschließlich Spaltenüberschriften, Formeln und anderer Elemente. Die Berichtsvorlage kann vorab erstellt und im Excel-Format gespeichert werden.
Schritte zum Vorbereiten von Dateien:
- Öffnen Sie die Quelldatendatei
- Überprüfen und überprüfen Sie, ob die Daten in der Datei korrekt sind und mit dem gewünschten Format übereinstimmen
- Speichern Sie die Quelldatendatei auf Ihrem Computer
- Öffnen Sie die Berichtsvorlage
- Überprüfen und stellen Sie sicher, dass die Struktur und die Formatierung des Berichts Ihren Anforderungen entsprechen
- Speichern Sie die Berichtsvorlage auf Ihrem Computer
Jetzt, da die Dateien fertig sind, können Sie mit den beiden Dateien beginnen, einen Bericht in Excel zu erstellen.
Erstellen einer Pivottable in Excel
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Pivottable in Excel zu erstellen:
- Öffnen Sie Excel und wählen Sie die Daten aus, die Sie in der Pivottable verwenden möchten.
- Klicken Sie auf der Hauptsymbolleiste auf die Registerkarte Einfügen und dann auf Pivottable.
- Wählen Sie im angezeigten Dialogfeld die Option Datenbereich aus und geben Sie den Zellbereich mit Ihren Daten an.
- Klicken Sie auf OK, um eine Pivottable zu erstellen.
- Nachdem Sie die Pivottable erstellt haben, können Sie den Abschnitten "Zeilen", "Spalten" und "Werte" die gewünschten Felder hinzufügen.
- Konfigurieren Sie die Pivottable-Einstellungen bei Bedarf. Sie können beispielsweise eine Datenaggregationsfunktion auswählen, die zum Summieren, Mittelwerten oder anderen Operationen für die Daten verwendet wird.
- Nachdem Sie die Pivottable konfiguriert haben, erhalten Sie einen fertigen Bericht mit den Daten, die nach den festgelegten Kriterien gruppiert und aggregiert sind.
Eine Pivottable in Excel macht es einfach, große Datenmengen zu analysieren und wichtige Trends und Muster zu erkennen. Sie können die Pivottable-Parameter jederzeit ändern, um neue Informationen abzurufen und die Daten aus verschiedenen Perspektiven anzuzeigen.
Wenn Sie wissen, wie Sie Pivottables in Excel erstellen, können Sie Ihre Berichte regelmäßig aktualisieren und die Daten effizienter analysieren.
Hochladen eines Berichts in eine neue Datei
Nachdem Sie die erforderlichen Daten aus zwei Dateien in Excel vorbereitet haben, können Sie mit dem Hochladen des Berichts in eine neue Datei beginnen. Befolgen Sie diese Schritte, um den Vorgang erfolgreich auszuführen:
- Wählen Sie die Zelle aus, in die Sie die Berichtsdatei einfügen möchten. Dies kann eine Zelle in derselben Datei sein, in der sich die ursprünglichen Daten befinden, oder eine neue Datei.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie die Option Einfügen.
- Wählen Sie im Dropdown-Menü die Option "Benutzerdefinierte Daten einfügen" aus.
- Wählen Sie im Dialogfeld Benutzerdefinierte Daten einfügen die Registerkarte Microsoft Excel-Objekte aus, und wählen Sie die Option Microsoft Excel-Arbeitsmappe aus.
- Klicken Sie auf "OK".
- Ein neues Excel-Fenster wird geöffnet, in dem die ursprünglichen Daten der beiden Dateien angezeigt werden.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern oder wählen Sie im Menü Datei die Option Speichern unter aus, um den Bericht in einer neuen Datei zu speichern.
- Geben Sie einen Namen und einen Speicherort für die neue Datei ein und klicken Sie auf Speichern.
Jetzt ist das Hochladen eines Berichts aus zwei Dateien in eine neue Datei abgeschlossen. Sie können eine neue Datei öffnen und sehen, dass sie alle erforderlichen Daten aus den Quelldateien enthält. Wenn Sie den Bericht später aktualisieren müssen, können Sie den Vorgang ab Schritt 1 wiederholen.
