Bitrix24 – es ist eine praktische Geschäftsplattform, mit der Sie Prozesse automatisieren und Aufgaben mithilfe von Geschäftsprozessen verwalten können. Die Erstellung eines Geschäftsprozesses in Bitrix24 hilft Ihnen, die Leistung Ihres Unternehmens zu optimieren und die Mitarbeitereffizienz zu verbessern.
Viele Benutzer haben jedoch Schwierigkeiten beim Erstellen ihres eigenen Geschäftsprozesses und wissen nicht, wo sie anfangen sollen.
In diesem Artikel werden wir uns die Schritte zum Erstellen eines Geschäftsprozesses in Bitrix24 genauer ansehen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie eine Prozessvorlage hinzufügen, ihre Parameter anpassen, Schritte und Aktionen hinzufügen und die verantwortlichen Mitarbeiter angeben. Sie erfahren, wie Sie Ihren Geschäftsprozess richtig organisieren, damit er so produktiv und effizient wie möglich ist.
Schritte zum Erstellen eines Geschäftsprozesses in Bitrix24
Schritt 1: Melden Sie sich bei Ihrem Bitrix24-Konto an und gehen Sie zu Einstellungen.
Schritt 2: Wählen Sie im Abschnitt "Einstellungen" die Registerkarte "CRM" aus und suchen Sie den Abschnitt "Geschäftsprozesse".
Schritt 3: Klicken Sie auf die Schaltfläche "Geschäftsprozess hinzufügen", um einen neuen Prozess zu erstellen.
Schritt 4: Füllen Sie die erforderlichen Felder aus, z. B. den Namen und die Beschreibung des Prozesses.
Schritt 5: Konfigurieren Sie die Bedingungen und Aktionen für jeden Prozessschritt mit dem integrierten Aktivitäts-Editor.
Schritt 6: Fügen Sie den Prozessteilnehmern Benachrichtigungen oder Aufgabenbenachrichtigungen hinzu, um sicherzustellen, dass sie rechtzeitig teilnehmen.
Schritt 7: Stellen Sie sicher, dass alle Felder korrekt ausgefüllt sind, und speichern Sie den Geschäftsprozess.
Schritt 8: Testen Sie den erstellten Geschäftsprozess, indem Sie Testdaten bereitstellen und die Reaktion des Systems überprüfen.
Schritt 9: Aktivieren Sie nach erfolgreicher Validierung den Geschäftsprozess, damit er in Ihrem Unternehmen verwendet werden kann.
Schritt 10: Überwachen Sie den Workflow, indem Sie die erforderlichen Anpassungen vornehmen oder ihn bei Bedarf aktualisieren.
Jetzt haben Sie einen vorgefertigten Geschäftsprozess in Bitrix24, mit dem Sie Workflows in Ihrem Unternehmen automatisieren und vereinfachen können.
Auswählen des Moduls und des Geschäftsprozesstyps
Bevor Sie einen Geschäftsprozess in Bitrix24 erstellen, müssen Sie das Modul bestimmen, für das der Prozess erstellt werden soll. Das Modul hängt davon ab, welche Aufgaben Sie mit dem Geschäftsprozess lösen möchten.
In Bitrix24 selbst stehen verschiedene Module zur Verfügung: CRM, Aufgaben, Dokumente, Berichte usw. Jedes Modul hat seine eigenen Besonderheiten bei der Arbeit mit Geschäftsprozessen.
Nachdem Sie sich für ein Modul entschieden haben, müssen Sie den Workflowtyp auswählen. Es gibt verschiedene Arten von Geschäftsprozessen in Bitrix24: Abfolge von Aktionen, Abfolge von Status und automatisierter Workflow.
Eine Abfolge von Aktionen wird verwendet, wenn Sie bestimmte Aktionen in einer bestimmten Reihenfolge ausführen möchten. Zum Beispiel das Erstellen einer Aufgabe und das anschließende Ausführen einer Aufgabe.
Die Statussequenz wird verwendet, wenn Sie bestimmte Phasen durchlaufen müssen, um sich von einem Status zum anderen zu bewegen. Zum Beispiel, das Dokument zu genehmigen, zu unterschreiben, zur Fertigstellung zu senden usw.
Automatisierter Workflow wird verwendet, wenn Dokumente automatisch verarbeitet, bestimmte Aktionen ausgeführt und benachrichtigt werden müssen, wenn bestimmte Ereignisse auftreten.
Die Auswahl des Moduls und des Workflowtyps ist ein wichtiger Schritt beim Erstellen eines Workflows in Bitrix24. Die Wirksamkeit und Effektivität des Prozesses hängt von der richtigen Wahl ab.
Erstellen einer Geschäftsprozessvorlage
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Workflowvorlage zu erstellen:
- Gehen Sie im linken Bitrix24-Menü zum Abschnitt "Geschäftsprozesse".
- Klicken Sie auf die Schaltfläche "Vorlage erstellen" in der oberen rechten Ecke des Bildschirms.
- Geben Sie einen Namen für Ihre Geschäftsprozessvorlage an.
- Geben Sie die Startparameter an - die Daten, die beim Start an die Vorlage gesendet werden sollen.
- Erstellen Sie die erste Phase Ihrer Geschäftsprozessvorlage. Dies könnte beispielsweise der Schritt "Neues Dokument erstellen" sein, in dem ein Mitarbeiter bestimmte Felder ausfüllen und die erforderlichen Dateien hinzufügen muss.
- Fügen Sie in jeder Phase Ihrer Geschäftsprozessvorlage die gewünschten Bedingungen und Aktionen hinzu. Zum Beispiel können Sie im Schritt "Dokument genehmigen" die Bedingung "Wenn das Dokument genehmigt wurde, zum nächsten Schritt fortfahren" und entsprechende Aktionen wie "Dokument zur Genehmigung an den Vorgesetzten senden" festlegen.
- Fügen Sie bei Bedarf weitere Schritte hinzu und konfigurieren Sie deren Bedingungen und Aktionen.
- Speichern und aktivieren Sie die Workflowvorlage.
Glückwunsch! Sie haben Ihre erste Geschäftsprozessvorlage in Bitrix24 erstellt! Sie können diesen Prozess jetzt starten und verwalten, indem Sie die Arbeit in Ihrem Unternehmen automatisieren und die Mitarbeitereffizienz verbessern.
Beachten Sie, dass das Erstellen und Anpassen einer Geschäftsprozessvorlage bestimmte Kenntnisse und Fähigkeiten erfordert. Wenn Sie Schwierigkeiten haben, können Sie sich jederzeit an die Bitrix24-Dokumentation wenden oder Hilfe von Spezialisten anfordern.
Festlegen von Geschäftsprozesseigenschaften und -einstellungen
Damit ein Geschäftsprozess in Bitrix24 erfolgreich ausgeführt werden kann, müssen die Eigenschaften und Parameter des Geschäftsprozesses korrekt konfiguriert werden. Im Folgenden finden Sie eine detaillierte Anleitung zur Einrichtung:
| Eigenschaft | Die Beschreibung |
| Titel | Geben Sie den Namen des Geschäftsprozesses an, der in der Prozessliste angezeigt werden soll. |
| Typ | Wählen Sie den Typ des Geschäftsprozesses je nach Zweck aus: seriell, parallel oder zyklisch. |
| Periodizität | Bestimmen Sie die Häufigkeit des Geschäftsprozesses: einmal, täglich, wöchentlich usw. |
| Startbedingungen | Geben Sie die Bedingungen an, unter denen der Geschäftsprozess automatisch gestartet wird, z. B. wenn Sie eine neue Aufgabe erstellen oder ein Feld in CRM ändern. |
| Verantwortliche | Wählen Sie die Mitarbeiter oder Gruppen aus, die für die Ausführung der Geschäftsprozessschritte zuständig sind. |
| Leistungsfrist | Legen Sie die Fristen fest, in denen die Phasen des Geschäftsprozesses ausgeführt werden müssen. |
Durch das Festlegen der Eigenschaften und Parameter eines Geschäftsprozesses in Bitrix24 können Sie die Ausführung des Geschäftsprozesses flexibel steuern und rechtzeitig auf Änderungen im Workflow reagieren. Nutzen Sie diese Gelegenheit, um Ihr Geschäft effektiv zu verwalten!
Hinzufügen von Aktionen und Bedingungen zu einem Geschäftsprozess
Um einen effektiven Geschäftsprozess in Bitrix24 zu erstellen, müssen die Aktionen und Bedingungen, die in verschiedenen Phasen des Prozesses auftreten, korrekt konfiguriert werden. In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie dem Geschäftsprozess Aktionen und Bedingungen hinzufügen.
- Öffnen Sie die Einstellungen Ihres Geschäftsprozesses in Bitrix24.
- Wählen Sie den gewünschten Schritt in dem Prozess aus, dem Sie Aktionen oder Bedingungen hinzufügen möchten.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Aktion hinzufügen, um in diesem Schritt eine neue Aktion hinzuzufügen. Wählen Sie die gewünschte Aktion aus der Liste der verfügbaren Optionen aus.
- Passen Sie die Aktionsparameter an Ihre Anforderungen an. Wenn Sie beispielsweise eine Benachrichtigung senden möchten, geben Sie die Empfänger der Nachricht und den Benachrichtigungstext an.
- Nachdem Sie die Aktion konfiguriert haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, um die Änderungen zu speichern.
- Um dem Geschäftsprozess eine Bedingung hinzuzufügen, wählen Sie den Schritt aus, in dem Sie die Bedingung anpassen möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche Bedingung hinzufügen. Wählen Sie die gewünschte Bedingung aus der Liste der verfügbaren Optionen aus.
- Passen Sie die Bedingungen entsprechend Ihren Anforderungen an. Wenn Sie beispielsweise den Wert eines Feldes überprüfen möchten, geben Sie dieses Feld und den gewünschten Wert an.
- Nachdem Sie die Bedingung konfiguriert haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, um die Änderungen zu speichern.
Jetzt wissen Sie, wie Sie Aktionen und Bedingungen zu einem Geschäftsprozess in Bitrix24 hinzufügen. Vergessen Sie nicht, die Änderungen zu speichern, nachdem Sie jede Aktion oder Bedingung konfiguriert haben. Dies ermöglicht es Ihnen, einen effizienten und flexiblen Prozess im System zu erstellen.
Testen und Ausführen eines Geschäftsprozesses
Nachdem Sie einen Geschäftsprozess in Bitrix24 erstellt haben, wird empfohlen, einen Test durchzuführen, bevor er vollständig gestartet wird. Testen hilft Ihnen, sicherzustellen, dass der Prozess korrekt konfiguriert und ordnungsgemäß funktioniert.
Stellen Sie sicher, dass alle Aktivitäten, Bedingungen und Routing-Aktivitäten im Prozess korrekt konfiguriert sind, bevor Sie mit dem Testen beginnen. Stellen Sie außerdem sicher, dass alle erforderlichen Felder und Parameter festgelegt und definiert sind.
Um einen Geschäftsprozess in Bitrix24 zu testen, müssen Sie ein bestimmtes Szenario für seine Verwendung auswählen und seine Arbeit mit realen Daten überprüfen. Sie können Testdatensätze verwenden oder erforderliche Ereignisse simulieren.
Achten Sie beim Testen auf die folgenden wichtigen Punkte:
- Wirkungsablauf: stellen Sie sicher, dass alle Aktionen in der richtigen Reihenfolge ausgeführt und nicht übersprungen werden;
- Routing und Übergänge: stellen Sie sicher, dass der Prozess gemäß den konfigurierten Bedingungen ordnungsgemäß von einer Aktivität zur nächsten wechselt;
- Bedingungen: stellen Sie sicher, dass die Bedingungen für die Übergänge zwischen Aktionen korrekt konfiguriert sind und die Prozessanforderungen erfüllen;
- Daten ändern: stellen Sie sicher, dass alle Datenänderungen, die während des Prozesses vorgenommen werden müssen, korrekt ausgeführt werden;
- Benachrichtigungen und Problembenachrichtigungen: stellen Sie sicher, dass alle Benachrichtigungen pünktlich gesendet werden und die Informationen enthalten, die Sie für das weitere Vorgehen benötigen;
- Beenden des Prozesses: stellen Sie sicher, dass der Prozess ordnungsgemäß beendet wird und alle erforderlichen Schritte ausgeführt werden.
Nachdem Sie den Geschäftsprozess erfolgreich getestet haben, können Sie ihn aktivieren und in Betrieb nehmen. Es wird empfohlen, vor dem Start sicherzustellen, dass alle Daten und Einstellungen korrekt konfiguriert sind, da es nach dem Start schwierig sein kann, den Prozess zu ändern oder zu korrigieren.
Jetzt sind Sie bereit, mit dem Erstellen und Starten eines Geschäftsprozesses in Bitrix24 zu beginnen! Viel Glück in Ihrem Geschäft!
