Heutzutage wird der elektronische Dokumentenaustausch bei Unternehmen verschiedener Größenordnungen immer beliebter. Es vereinfacht und beschleunigt den Austausch von Dokumenten, senkt die Druck- und Papierkosten und erhöht die Effizienz des gesamten Unternehmens. Um jedoch alle Vorteile des elektronischen Dokumentendurchlaufs zu nutzen, ist es notwendig, den entsprechenden Dienst ordnungsgemäß zu verbinden, beispielsweise von MTS.
MTS bietet seinen Kunden die Möglichkeit, einen elektronischen Dokumentendurchlauf zu verbinden, mit dem Sie elektronische Dokumente problemlos mit Partnern und Kontrahenten austauschen können. Um dies zu tun, müssen Sie einige einfache Schritte ausführen, die wir in dieser schrittweisen Anleitung ausführlich beschreiben werden.
Schritt 1: Kennenlernen der Verbindungsbedingungen
Bevor Sie den MTS-elektronischen Dokumentendurchlaufdienst anschließen, ist es wichtig, sich mit den Bedingungen und Anforderungen des Unternehmens vertraut zu machen. Besuchen Sie die offizielle Website von MTS oder rufen Sie das Contact Center an, um vollständige Informationen über die Möglichkeiten und Kosten dieses Dienstes zu erhalten. Erfahren Sie auch, welche Dokumente und Daten Sie benötigen, um eine erfolgreiche Verbindung herzustellen.
Bitte beachten Sie, dass der elektronische Dokumentenmanagement-Service für bestimmte Regionen oder bestimmte Kundenkategorien möglicherweise nicht verfügbar ist.
Warum benötigen Sie einen MTS-elektronischen Dokumentendurchlaufdienst
1. Automatisierung von Prozessen
Einer der Hauptvorteile des elektronischen Dokumentendurchlaufs ist die Automatisierung der Prozesse. Sie müssen keine Zeit mehr mit der manuellen Dateneingabe, dem Drucken und der Übertragung von Papierdokumenten verschwenden. Alle Aktionen werden in einem elektronischen Format ausgeführt, was die Arbeit erheblich vereinfacht und beschleunigt.
2. Aufwandssenkung
Die Umstellung auf den elektronischen Dokumentenverlauf hilft, die Kosten für Papier, Druck, Kurierzustellung und Aufbewahrung von Papierdokumenten zu senken. Sie benötigen keine physischen Archive mehr, und alle Dokumente werden in einer sicheren elektronischen Datenbank gespeichert.
3. Benutzerfreundlichkeit
Der MTS-elektronische Dokumentendurchlaufdienst wird online bereitgestellt, sodass Sie jederzeit und von überall auf der Welt mit Dokumenten arbeiten können. Sie müssen nicht an ein Büro gebunden sein oder sich in der Nähe eines Druckers befinden. Alle Dokumente sind über das Internet zugänglich und Sie können sie einfach mit einer speziellen Software verwalten.
4. Sicherheit und Zuverlässigkeit
Der elektronische Dokumentendurchlauf von MTS bietet ein hohes Maß an Sicherheit und Zuverlässigkeit. Alle Daten werden verschlüsselt und geschützt, um unbefugten Zugriff und Informationslecks zu verhindern. Darüber hinaus werden alle mit Dokumenten verknüpften Vorgänge in Protokollen aufgezeichnet, sodass Sie den Änderungsverlauf verfolgen können.
Der Service des elektronischen Dokumentendurchlaufs von MTS bietet Ihrem Unternehmen viele Vorteile: von der Senkung der Zeit- und Finanzierungskosten bis zur Steigerung der Arbeitseffizienz. Der Übergang zum elektronischen Dokumentenmanagement ist ein Schritt in die Zukunft und eine progressive Lösung für Ihr Unternehmen.
Anforderungen für die Verbindung des Dienstes
Um den MTS-elektronischen Dokumentendurchlauf zu verbinden, müssen Sie die folgenden Anforderungen erfüllen:
- Verfügbarkeit eines MTS-Kontos – bevor Sie mit der Verbindung des Dienstes beginnen, müssen Sie ein Konto im MTS-System haben. Wenn Sie noch kein Konto haben, müssen Sie es auf der offiziellen Website des Betreibers erstellen.
- Offizieller Status - für den Anschluss des elektronischen Dokumentendurchlaufs ist es notwendig, den offiziellen Status einer PI oder juristischen Person zu haben.
- Kompatible Software – bevor Sie den Dienst verbinden, müssen Sie sicherstellen, dass die von Ihnen verwendete Software mit der Technologie des elektronischen Dokumentenmanagements von MTS kompatibel ist.
- Zugang zum Internet – für die Nutzung des elektronischen Dokumentenmanagementdienstes ist ein stabiler Zugang zum Internet erforderlich.
- Elektronische Signatur - um elektronische Dokumente zu senden und zu erhalten, müssen Sie eine elektronische Signatur haben, die den Anforderungen des MTS entspricht. Wenn Sie noch keine elektronische Signatur haben, können Sie sie bei der nächsten MTS-Niederlassung ausstellen.
Nachdem alle diese Anforderungen erfüllt sind, können Sie mit dem Anschluss des MTS-elektronischen Dokumentenmanagementdienstes fortfahren und beginnen, zur Optimierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen beizutragen.
Vorbereitung der Dokumentation
Bevor Sie den MTS-elektronischen Dokumentendurchlaufdienst anschließen, müssen Sie eine bestimmte Dokumentation vorbereiten. Hier finden Sie eine Liste der Dokumente, die Sie während der Vorbereitung benötigen:
| Das Dokument | Die Beschreibung |
|---|---|
| Antrag auf Verbindung | Ein ausgefüllter und unterschriebener Antrag für den Anschluss des elektronischen Dokumentendurchlaufdienstes von MTS. |
| Kopie der Registrierungsurkunde | Eine Kopie der Bescheinigung über die Eintragung der Organisation bei der Steuerbehörde. |
| Kopie der Gründungsdokumente | Kopien der Gründungsdokumente der Organisation (Charta, Entscheidung über die Gründung usw.). |
| Karte des Zahlers | Ein Dokument, das bestätigt, dass die Organisation den Status des Steuerzahlers hat. |
| Kopie des Reisepasses des Vorgesetzten | Eine Kopie des Reisepasses des Organisationsleiters. |
Bei der Vorbereitung dieser Dokumente wird empfohlen, die von der MTS festgelegten Anforderungen zu erfüllen. Nachdem Sie die erforderlichen Unterlagen gesammelt haben, können Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren - dem Ausfüllen des Verbindungs-Antrags.
Zugriff auf die Plattform erhalten
Um den MTS-elektronischen Dokumentendurchlaufdienst zu nutzen, ist es notwendig, auf die Plattform zuzugreifen. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die Ihnen hilft, diese Aufgabe zu erledigen:
| Schritt 1: | Gehen Sie zur offiziellen Website von MTS und melden Sie sich in Ihrem persönlichen Konto an |
| Schritt 2: | Suchen Sie auf der Seite Ihres persönlichen Kontos den Abschnitt "Elektronischer Dokumentenablauf" und wählen Sie ihn aus |
| Schritt 3: | Suchen Sie im daraufhin angezeigten Abschnitt nach der Schaltfläche "Zugriff erhalten" und klicken Sie darauf |
| Schritt 4: | Füllen Sie alle erforderlichen Formularfelder aus, z. B. Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und Ihre E-Mail-Adresse. Stellen Sie sicher, dass die eingegebenen Daten korrekt sind |
| Schritt 5: | Klicken Sie nach dem Ausfüllen des Formulars auf die Schaltfläche "Anfrage senden" und warten Sie, bis Sie Ihre E-Mail erhalten haben, um den Zugriff zu bestätigen |
Nachdem Sie alle Schritte erfolgreich abgeschlossen haben, erhalten Sie Zugriff auf die MTS-Plattform für elektronischen Dokumentendurchlauf und können damit beginnen, elektronische Dokumente zu senden und zu empfangen.
Konto registrieren
Um den MTS-elektronischen Dokumentendurchlauf zu verbinden, müssen Sie ein persönliches Konto registrieren. Schritt für Schritt Anleitung hilft Ihnen, eine Verbindung mit dem Service herzustellen:
- Gehen Sie zur offiziellen Website von MTS.
- Wählen Sie im Menü Dienste den Abschnitt "Elektronischer Dokumentenablauf" aus.
- Klicken Sie auf "Registrieren", um ein neues Konto zu erstellen.
- Füllen Sie das Anmeldeformular aus, geben Sie Ihre persönlichen Daten und Kontaktinformationen ein.
- Erstellen Sie ein sicheres Passwort für Ihr Konto und geben Sie es ein. Verwenden Sie keine offensichtlichen Passwörter und achten Sie darauf, die Komplexität der Passwörter zu berücksichtigen.
- Bestätigen Sie die Erstellung Ihres Kontos, indem Sie auf den Link klicken, den Sie an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse erhalten.
- Nach der Bestätigung Ihres Kontos können Sie sich in Ihr persönliches Konto einloggen und den MTS-elektronischen Dokumentendurchlaufdienst nutzen.
Achten Sie beim Ausfüllen des Anmeldeformulars darauf, dass die eingegebenen Daten korrekt sind, um Fehler und Verzögerungen bei der Verbindung des Dienstes zu vermeiden.
Erstellen und Konfigurieren einer Organisation
Bevor Sie den MTS-elektronischen Dokumentendurchlaufdienst anschließen, müssen Sie eine Organisation in Ihrem persönlichen Konto erstellen und konfigurieren.
Befolgen Sie dazu die folgenden Schritte:
- Gehen Sie zu Ihrem persönlichen Konto von MTS und wählen Sie den Abschnitt "Elektronischer Dokumentendurchlauf" aus.
- Klicken Sie auf der Seite "Organisation erstellen und konfigurieren" auf die Schaltfläche "Organisation erstellen".
- Füllen Sie die erforderlichen Felder aus: Name der Organisation, Steuernummer, PPC und Kontaktdaten.
- Wählen Sie aus, wie Benachrichtigungen empfangen werden sollen (E-Mail oder SMS).
- Setzen Sie ein Häkchen und stimmen Sie den Bedingungen für die Erbringung des elektronischen Dokumentenmanagements zu.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen.
Nach der Gründung der Organisation erhalten Sie Zugriff auf Ihr persönliches Konto mit der Möglichkeit, den elektronischen Dokumentenverkehr zu verwalten.
Hochladen und Verarbeiten von Dokumenten
Nach erfolgreichem Anschluss des MTS-elektronischen Dokumentendurchlaufdienstes steht Ihnen die Möglichkeit zum Herunterladen und Bearbeiten von Dokumenten zur Verfügung. Diese Funktionalität ermöglicht es Ihnen, die erforderlichen Dokumente bequem elektronisch zu speichern und zu erfassen.
Führen Sie zum Herunterladen von Dokumenten die folgenden Schritte aus:
| Schritt 1: | Öffnen Sie die Webschnittstelle des MTS-elektronischen Dokumentenmanagementdienstes auf Ihrem Computer oder mobilen Gerät. |
| Schritt 2: | Melden Sie sich mit den Anmeldeinformationen an, die Sie bei der Verbindung mit dem Dienst erhalten haben. |
| Schritt 3: | Wechseln Sie zum Abschnitt "Dokumente laden" oder zu einem ähnlichen Abschnitt in der Benutzeroberfläche. |
| Schritt 4: | Wählen Sie das gewünschte Dokument auf Ihrem Computer oder Mobilgerät aus. |
| Schritt 5: | Klicken Sie auf die Schaltfläche "Hochladen" oder die in der Benutzeroberfläche angegebene Schaltfläche, um das ausgewählte Dokument auf den MTS-Server hochzuladen. |
Nachdem Sie das Dokument heruntergeladen haben, wird es in Ihrem persönlichen Konto unter "Eigene Dokumente" verfügbar sein.
Senden und Empfangen von Dokumenten
Um ein Dokument über den MTS-elektronischen Dokumentendurchlaufdienst zu senden, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Gehen Sie zu Ihrem persönlichen Konto von MTS und wählen Sie den Abschnitt "Elektronischer Dokumentendurchlauf" aus.
- Wählen Sie den Menüpunkt Dokument senden aus.
- Laden Sie das gewünschte Dokument von Ihrem Computer herunter.
- Geben Sie den Empfänger des Dokuments an, indem Sie seine Kontaktdaten eingeben.
- Fügen Sie die gewünschten Kommentare hinzu und klicken Sie auf "Senden".
- Nach dem Senden erhalten Sie eine Benachrichtigung über den Zustellungsstatus des Dokuments.
Um die Dokumente zu erhalten, müssen Sie die folgenden Schritte ausführen:
- Gehen Sie zu Ihrem persönlichen Konto von MTS und wählen Sie den Abschnitt "Elektronischer Dokumentendurchlauf" aus.
- Wählen Sie den Menüpunkt "Eingehende Dokumente".
- Überprüfen Sie die Liste der empfangenen Dokumente, und wählen Sie das gewünschte Dokument aus.
- Öffnen Sie das Dokument zum Anzeigen oder laden Sie es auf Ihren Computer herunter.
- Hinterlassen Sie bei Bedarf Kommentare und schließen Sie das Dokument.
Auf diese Weise können Sie Dokumente einfach und bequem über den MTS-elektronischen Dokumentendurchlauf senden und empfangen.
Überwachung und Analyse
Nach dem Anschluss des MTS-elektronischen Dokumentenmanagementdienstes erhalten Sie Zugriff auf verschiedene Überwachungs- und Analysewerkzeuge, die Ihnen helfen, Ihre geschäftliche Interaktion zu verwalten und zu optimieren.
Das MTS-Überwachungssystem bietet Ihnen die Möglichkeit, den aktuellen Stand der Operationen des elektronischen Dokumentendurchlaufs zu überwachen. Sie können die Dynamik der Dokumentenverarbeitung verfolgen und Benachrichtigungen über Ereignisse erhalten, die mit Ihren Dokumenten zusammenhängen.
Die Analysewerkzeuge ermöglichen es Ihnen, detaillierte Informationen über die Prozesse des elektronischen Dokumentenmanagements zu erhalten. Sie können die Arbeitseffizienz analysieren, Problemstellen identifizieren und Maßnahmen ergreifen, um sie zu beheben.
| Werkzeug | Die Beschreibung |
|---|---|
| Verfolgen von Dokumenten | Ermöglicht es Ihnen, den aktuellen Status Ihres Workflows zu verfolgen und auf Ereignisse in Echtzeit zu reagieren. |
| Benachrichtigungen | Ermöglicht es Ihnen, Benachrichtigungen über Ereignisse zu erhalten, die mit der Verarbeitung Ihrer Dokumente zusammenhängen. |
| Leistungsanalyse | Ermöglicht die Analyse der Prozesse des elektronischen Dokumentendurchlaufs und die Identifizierung von Problemstellen. |
| Berichte | Ermöglicht Ihnen, detaillierte Berichte über Ihren Workflow zu erstellen. |
Die Verwendung von Überwachung und Analyse im MTS-elektronischen Dokumentendurchlauf ermöglicht es Ihnen, Ihre Geschäftsprozesse besser zu kontrollieren und die Effizienz Ihrer Arbeit zu verbessern.
