Das Versenden von E-Mails ist zu einem festen Bestandteil der modernen Welt der Kommunikation geworden. Natürlich ist es wichtig, den Versand richtig zu organisieren, um die maximale Wirkung zu erzielen und Ihre Ziele zu erreichen. Möglicherweise mussten Sie die gleiche E-Mail an mehrere Empfänger senden. In diesem Fall kann es sehr hilfreich sein, den Versand in Microsoft Excel zu organisieren.
Excel bietet umfangreiche Möglichkeiten für die Arbeit mit großen Datenmengen und eine hervorragende Funktionalität zum Erstellen von E-Mail-Mailings. Dies vereinfacht die Ausführung dieser Aufgabe erheblich und spart Ihnen Zeit. In diesem Artikel werden wir uns eine schrittweise Anleitung zur Selbstorganisation von Verteilern in Excel ansehen, mit der Sie den gewünschten Effekt erzielen können.
Bevor Sie beginnen, müssen Sie sicherstellen, dass Sie die neueste Version von Excel installiert haben und eine Internetverbindung haben. Sie müssen auch über eine Liste der E-Mail-Adressen der Empfänger verfügen. Wenn Sie keine solche Liste haben, können Sie sie mit Excel erstellen. Es ist besser, wenn Sie bereits eine Briefvorlage haben, die Sie für jeden Empfänger personalisieren können. Nun, da Sie alles haben, was Sie brauchen, beginnen wir mit der Schritt-für-Schritt-Anleitung.
Schritt 1: Vorbereiten der Tabelle in Excel für den Versand
Bevor Sie mit der Organisation eines Newsletters in Excel beginnen, müssen Sie eine Tabelle mit den Empfängerdaten und anderen Informationen vorbereiten. Befolgen Sie dazu die folgenden Schritte:
- Öffnen Sie Excel und erstellen Sie eine neue Arbeitsmappe.
- Erstellen Sie Spaltenüberschriften die Empfängerinformationen enthalten. Sie können auch zusätzliche Spalten mit anderen nützlichen Informationen hinzufügen, z. B. "Firma" oder "Anmeldedatum".
- Füllen Sie diese Spalten aus Empfängerdaten. Geben Sie ihre Namen, Nachnamen, E-Mail-Adressen und andere Informationen in die entsprechenden Zellen der Tabelle ein.
- Stellen Sie sicher, dass die Tabelle richtig gefüllt ist. Stellen Sie sicher, dass alle Daten fehlerfrei eingegeben wurden und keine leeren Zellen vorhanden sind.
- Speichern Sie die Tabelle im Format .xlsx oder in einem anderen Excel-Arbeitsmappenformat, um alle Änderungen zu speichern.
Nachdem dieser Schritt abgeschlossen ist, ist Ihre Datentabelle in Excel für die Verwendung in der Mailing-Datei bereit. Jetzt können Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren, in dem wir den Text der Mailing-E-Mail anpassen und formatieren werden.
Erstellen von Graphen mit E-Mail-Adressen
Befolgen Sie die folgenden Schritte, um ein Diagramm mit E-Mail-Adressen zu erstellen:
- Wählen Sie die Zelle aus, in der sich die erste E-Mail-Adresse befindet.
- Schreiben Sie die erste E-Mail-Adresse in die ausgewählte Zelle.
- Ziehen Sie den Mauszeiger über eine Zelle nach unten, um die Adresse in die restlichen Zellen des Graphen zu kopieren. Wenn die Zellen bereits mehr als gefüllt sind, können Sie an der richtigen Stelle anhalten.
- Wenn Sie bereits über eine Liste von E-Mail-Adressen verfügen, können Sie die Funktion zum Kopieren und Einfügen verwenden. Markieren Sie alle Adressen, kopieren Sie sie und fügen Sie sie dann in die Spalte mit den E-Mail-Adressen ein.
- Stellen Sie sicher, dass sich in jeder Zelle im Feld mit den E-Mail-Adressen nur eine Adresse befindet. Wenn eine Zelle mehrere Adressen enthält, trennen Sie diese durch Kommas.
Jetzt haben Sie ein Diagramm mit E-Mail-Adressen, mit dem Sie die Verteilung in Excel organisieren können. Sie können diese Adressen einfach in Ihr Mailing-Projekt kopieren und mit den nächsten Schritten fortfahren.
Hinzufügen zusätzlicher Spalten mit Empfängerinformationen
Wenn Sie einen Newsletter in Excel organisieren, müssen Sie möglicherweise zusätzliche Spalten mit Empfängerinformationen hinzufügen. Dies kann beispielsweise nützlich sein, wenn Sie den Namen des Empfängers oder andere personalisierte Daten in den Newsletter aufnehmen möchten.
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine neue Spalte hinzuzufügen:
- Wählen Sie die Zelle in der Spalte aus, der Sie eine neue Spalte hinzufügen möchten.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die ausgewählte Zelle, und wählen Sie im Kontextmenü die Option Spalte einfügen.
- Die neue Spalte wird links neben der ausgewählten Spalte hinzugefügt. Wenn Sie es rechts hinzufügen möchten, wählen Sie eine Zelle in der rechten Spalte aus und wiederholen Sie die Schritte 2-3.
- Nachdem Sie eine neue Spalte hinzugefügt haben, können Sie die gewünschten Informationen in die Zellen dieser Spalte eingeben, z. B. die Namen der Empfänger oder andere mit dem Versand verbundene Daten.
Nachdem Sie die erforderlichen Spalten mit den Empfängerinformationen hinzugefügt haben, können Sie mit dem nächsten Schritt in der Verteilerorganisation in Excel fortfahren.
Schritt 2: E-Mail-Service für den Versand verwenden
Auswahl und Konfiguration des Dienstes für eine einfache Verteilung
Wenn Sie sich entscheiden, einen Newsletter mit Excel zu organisieren, müssen Sie einen Dienst auswählen, der Ihnen bei der Bewältigung dieser Aufgabe hilft. Es gibt viele Dienste für Massenversand, und die Auswahl ist möglicherweise nicht so einfach. Befolgen Sie die folgenden Schritte, um Ihren Auswahlprozess zu vereinfachen:
- Identifizieren Sie Ihre Bedürfnisse: Legen Sie zunächst fest, welche Funktionen Sie für Ihren Newsletter benötigen. Zum Beispiel möchten Sie möglicherweise E-Mail-Vorlagen erstellen und anpassen, Adressen aus Excel importieren, Statistiken über gesendete E-Mails verfolgen usw.
- Erkunden Sie die Angebote:
- Führen Sie eine Marktforschung durch und machen Sie sich mit den verschiedenen Angeboten von Mailing-Diensten vertraut. Lesen Sie die Bewertungen der Benutzer, lernen Sie die Funktionen und Preise kennen.
- Erstellen Sie eine Liste mit einigen der am besten geeigneten Dienste für Ihren Newsletter.
- Testen Sie die Dienste:
- Erstellen Sie Konten in Diensten, die in Ihrer Liste enthalten sind. Testen Sie Funktionen, Schnittstellen und Zugänglichkeit.
- Achten Sie bei der Bewertung des Dienstes auf seine Benutzerfreundlichkeit, die Anzahl der verfügbaren Optionen, die Versandeinstellungen und die Qualität des Service-Supports.
- Preise vergleichen: Vergleichen Sie die Servicepreise und wählen Sie den Preis aus, der Ihrem Budget entspricht. Bitte beachten Sie, dass einige Dienste möglicherweise einen kostenlosen Tarif oder einen Tarif mit Einschränkungen für die Anzahl der Abonnenten oder E-Mails haben, die gesendet werden.
- Wählen Sie Service aus: Wählen Sie basierend auf all Ihren Recherchen und Tests den Dienst für den Versand aus, der am besten für Ihre Bedürfnisse geeignet ist.
Nachdem Sie einen Dienst ausgewählt haben, folgen Sie den Anweisungen des Dienstes, um Ihren Newsletter einzurichten. Großartig, jetzt sind Sie bereit, mit Excel und dem ausgewählten Service zu beginnen!
Importieren von Daten aus Excel in einen Versandservice
Mit den folgenden Schritten können Sie Daten aus Excel in einen Versandservice importieren:
- Öffnen Sie Excel und wählen Sie die gewünschte Tabelle mit den Daten aus.
- Markieren Sie die Spalten, die Sie exportieren möchten. Zum Beispiel könnte es sich um eine Spalte mit den E-Mail-Adressen der Kunden handeln.
- Kopieren Sie die Daten durch Drücken der Tastenkombination Strg + C oder verwenden Sie die Funktion "Kopieren" im Menü.
- Öffnen Sie den Versandservice und suchen Sie nach der Datenimportfunktion. Sie befindet sich normalerweise im Abschnitt "Empfängerlisten" oder "Kontakte verwalten".
- Fügen Sie Daten aus der Zwischenablage ein, indem Sie Strg+ V drücken, oder verwenden Sie die Funktion "Einfügen" im Menü.
- Geben Sie an, welche Daten mit bestimmten Feldern im Versandservice übereinstimmen. Geben Sie beispielsweise an, dass die Spalte mit den E-Mail-Adressen dem Feld "E-Mail" im Service entspricht.
- Überprüfen Sie das Ergebnis des Datenimports, und speichern Sie die Empfängerlisten.
Nachdem diese Schritte abgeschlossen sind, werden Ihre Daten aus Excel erfolgreich in den Versandservice importiert, und Sie können mit dem Erstellen und Senden von E-Mails beginnen. Dies ist eine bequeme und schnelle Möglichkeit, Ihre Empfängerliste zu verwalten und die Effizienz Ihres Newsletters zu verbessern.
