Microsoft Outlook 2016 bietet dank der Ordnerfunktion für Posteingang eine bequeme Möglichkeit, Ihre E-Mails zu organisieren. Aber wie kann ich diese Ordner einrichten und Outlook beibringen, Nachrichten automatisch in die richtigen Ordner zu verschieben? In diesem ausführlichen Handbuch zeigen wir Ihnen, wie Sie dies tun können.
Der erste Schritt besteht darin, neue Ordner für den Posteingang zu erstellen. Je nach Absender, Thema oder anderen Einstellungen können Sie verschiedene Kategorien definieren und Nachrichten in die entsprechenden Ordner verschieben. Wechseln Sie in Outlook zur Registerkarte E-Mail und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Posteingang. Wählen Sie im Dropdown-Menü "Neuen Ordner erstellen".
Nachdem Sie einen neuen Ordner benannt und erstellt haben, können Sie mit dem Einrichten von Regeln zum Verschieben von Nachrichten beginnen. Outlook bietet mehrere Optionen zum Anpassen von Regeln. Sie können Nachrichten automatisch von bestimmten Absendern verschieben, Schlüsselwörter zu ihnen hinzufügen, nach Themen und anderen Parametern filtern. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den erstellten Ordner, wählen Sie Regeln und dann Regel erstellen.
Nachdem Sie in Outlook 2016 Posteingangsregeln erstellt haben, werden E-Mails automatisch in die entsprechenden Ordner verschoben. Jetzt haben Sie eine bequeme Organisation Ihrer E-Mails und Sie können die gewünschten Nachrichten schnell und mühelos finden.
Ändern der Einstellungen für eingehende Ordner in Outlook 2016
Microsoft Outlook 2016 bietet dem Benutzer die Möglichkeit, eingehende Ordner für eine effizientere E-Mail-Verwaltung einzurichten. Mit dieser Funktion können Sie eingehende Nachrichten in Kategorien organisieren und in entsprechende Ordner verschieben, um sie für einen einfachen Zugriff und eine schnelle Suche zu verwenden.
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Einstellungen für eingehende Ordner in Outlook 2016 zu ändern:
Schritt 1: Öffnen Sie Outlook 2016, und fahren Sie mit dem Abschnitt "E-Mail" fort.
Schritt 2: Wechseln Sie in der oberen Symbolleiste zum Abschnitt "Regeln" und wählen Sie dann "Regel erstellen".
Schritt 3: Wählen Sie im angezeigten Fenster die Option "Regel für eingehende Nachrichten anwenden" aus.
Schritt 4: Legen Sie im nächsten Einstellungsfenster die Kriterien fest, nach denen eingehende Nachrichten gefiltert werden sollen. Sie können einen bestimmten Absender, ein bestimmtes Schlüsselwort im Betreff oder Text der Nachricht, bestimmte Empfänger usw. auswählen.
Schritt 5: Nachdem Sie die Kriterien ausgewählt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche "Nächster Schritt".
Schritt 6: Wählen Sie in diesem Fenster die Aktionen aus, die für eingehende Nachrichten ausgeführt werden sollen, die den ausgewählten Kriterien entsprechen. Sie können Nachrichten in einen bestimmten Ordner verschieben, sie als gelesen markieren, die Option "Löschen" auswählen usw.
Schritt 7: Nachdem Sie eine Aktion ausgewählt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche "Neu" und geben Sie einen Namen für die erstellte Regel ein.
Glückwunsch! Sie haben die Einstellungen für eingehende Ordner in Outlook 2016 erfolgreich geändert. Jetzt werden alle eingehenden Nachrichten, die den ausgewählten Kriterien entsprechen, automatisch in den angegebenen Ordner verschoben oder andere von Ihnen festgelegte Aktionen ausgeführt. Dies vereinfacht die E-Mail-Verwaltung erheblich und erhöht Ihre Produktivität bei der Arbeit mit Outlook.
Schritt 1: Öffnen Sie die Posteingangsordner-Einstellungen
Öffnen Sie zunächst Microsoft Outlook 2016, und navigieren Sie zum Abschnitt "Datei" in der oberen linken Ecke des Bildschirms.
Klicken Sie im angezeigten Menü auf Optionen, um die Outlook-Einstellungen zu öffnen.
Klicken Sie im linken Fensterbereich auf die Registerkarte "Mail", um zu den E-Mail-Einstellungen zu gelangen.
Suchen Sie auf der Registerkarte "E-Mail" den Abschnitt "Struktur und Posteingang" und klicken Sie auf die Schaltfläche "Einstellungen für eingehende Ordner".
Nachdem Sie auf die Schaltfläche "Einstellungen für eingehende Ordner" geklickt haben, wird ein neues Fenster mit den Einstellungen für eingehende Ordner geöffnet.
Schritt 2: Erstellen Sie einen neuen Posteingang
Wenn Sie Outlook 2016 öffnen, sehen Sie möglicherweise links neben dem Hauptprogrammfenster eine Ordnerliste. Um einen Ordner für eingehende Nachrichten einzurichten, müssen Sie einen neuen Ordner erstellen. Hier ist, wie man es macht:
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Posteingang in der Ordnerliste.
- Wählen Sie im Dropdown-Menü "Neuen Ordner erstellen".
- Das Dialogfeld "Ordner erstellen" wird angezeigt.
- Geben Sie einen Namen für den neuen Ordner ein, z. B. "Mein Posteingang".
- Klicken Sie auf "OK", um einen neuen Ordner zu erstellen.
Jetzt haben Sie einen neuen Ordner für Ihre eingehenden Nachrichten! Sie können Ihre eingehenden Nachrichten nach Belieben in diesen Ordner verschieben und sortieren.
Schritt 3: Konfigurieren Sie die Regeln für den Posteingang
Nachdem Sie einen Ordner für eingehende Nachrichten erstellt haben, müssen Sie Regeln einrichten, um bestimmte Nachrichten automatisch in diesen Ordner zu verschieben. Dies wird Ihnen helfen, Ihre E-Mails zu organisieren und eine effizientere Organisation zu gewährleisten.
Hier finden Sie eine kurze Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Einrichten von Regeln:
- Öffnen Sie Outlook 2016 und wählen Sie die Registerkarte Datei in der oberen linken Ecke des Programmfensters aus.
- Wählen Sie im angezeigten Menü "Regeln und Warnungen" und dann "Regeln und Warnungen verwalten".
- Wählen Sie im Fenster "Regeln und Warnungen verwalten" das E-Mail-Konto aus, für das Sie Regeln konfigurieren möchten.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Regel, und wählen Sie die gewünschten Bedingungen für die Regel aus.
- Wählen Sie die Aktion aus, die Sie für die entsprechenden Nachrichten ausführen möchten, z. B. "In Ordner verschieben", und wählen Sie den von Ihnen erstellten Ordner für eingehende Nachrichten aus.
- Klicken Sie auf OK, um die Regel zu speichern.
Nachdem Sie die Regel konfiguriert haben, werden alle eingehenden Nachrichten, die bestimmten Bedingungen entsprechen, automatisch in den Posteingang verschoben. Dadurch können Sie besser mit E-Mails arbeiten und wichtige Nachrichten schneller finden.
Schritt 4: Legen Sie Filter für Ihren Posteingang fest
Nachdem Sie Ihren Posteingang in Outlook 2016 erstellt haben, können Sie Filter konfigurieren, um eingehende E-Mails automatisch in den entsprechenden Unterordnern zu organisieren. Dies hilft Ihnen, Nachrichten schnell nach festgelegten Regeln zu finden und zu sortieren.
Gehen Sie folgendermaßen vor, um Filter für den Posteingang zu konfigurieren:
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Posteingang in der Ordnerliste auf der linken Seite.
- Wählen Sie im angezeigten Kontextmenü die Option "Regel erstellen" aus.
- Wählen Sie im daraufhin angezeigten Fenster "Regel" die Bedingungen aus, die für die Anwendung des Filters erfüllt sein müssen.
- Wählen Sie die Aktionen aus, die beim Anwenden des Filters ausgeführt werden sollen.
- Klicken Sie auf "OK", um die Filtereinstellungen zu speichern.
Wenn neue Nachrichten nun im Posteingang ankommen, werden sie automatisch entsprechend den konfigurierten Filtern in den entsprechenden Unterordnern organisiert.
Wenn Sie Filter für Ihren Posteingang einrichten, können Sie Ihre eingehenden E-Mails effizient verwalten und die benötigten E-Mails schnell finden.
