Die Global Location Number (GLN) ist ein eindeutiger Bezeichner, der für die Teilnahme am elektronischen Dokumentenmanagement erforderlich ist. GLN wird verwendet, um den Standort des Unternehmens zu identifizieren, mit dem Sie Geschäfte tätigen. Der Erwerb eines GLN ist ein wichtiger Schritt, um den Austausch elektronischer Dokumente zu vereinfachen und die Effizienz Ihres Unternehmens zu verbessern.
Es gibt mehrere Möglichkeiten, um GLN zu erhalten. Eine davon besteht darin, sich an die Global Standards Agency (GS1) zu wenden, die sich mit der Ausgabe von Unternehmenskennungen befasst. Wenn Sie sich an GS1 wenden, werden Sie aufgefordert, sich zu registrieren und Ihnen ein eindeutiges Präfix zuzuweisen, das in Ihren GLNs verwendet wird. Nach der Registrierung haben Sie die Möglichkeit, für jeden Standort Ihres Unternehmens einen GLN zu erstellen.
Die zweite Möglichkeit, einen GLN zu erhalten, besteht darin, sich an Ihren Anbieter für elektronische Dokumentenmanagement zu wenden. Sie können Ihnen einen GLN zur Verfügung stellen, der mit Ihrer Organisation verknüpft ist. In der Regel haben Anbieter von elektronischen Dokumentenmanagement-Diensten ihre eigene Datenbank mit GLN und können Ihnen sofort nach der Registrierung eine ID zur Verfügung stellen.
Es ist wichtig zu beachten, dass der Erhalt eines GLN im Rahmen einer GS1-Anfrage kostenlos ist. Wenn Sie sich jedoch an Ihren Anbieter für elektronische Dokumentenmanagement wenden, können für die Bereitstellung von GLN Gebühren anfallen. Daher sollten Sie die verschiedenen Optionen prüfen und ihre Vor- und Nachteile abwägen, bevor Sie sich für eine Methode zur Herstellung von GLN entscheiden.
Einen GLN für die Teilnahme am elektronischen Dokumentenmanagement erhalten: Notwendigkeit und Vorteile
Wenn Sie einen GLN erhalten, kann Ihr Unternehmen für alle seine Standorte, wie Lagerhallen, Büros, Geschäfte usw., einen einheitlichen Identifizierungsstandard festlegen. Dies ermöglicht ein einheitliches Verständnis und Management des Standorts innerhalb der Organisation und mit ihren Partnern.
Einer der Hauptvorteile des Erhaltens eines GLN ist die Möglichkeit, den Austausch von Dokumenten zu automatisieren und zu beschleunigen. Die Verwendung von GLN ermöglicht die Identifizierung jeder Stelle im elektronischen Dokumentenmanagement-System, was den Informationsaustausch vereinfacht und Adressierungsfehler verhindert.
Wenn Sie einen GLN erhalten, kann Ihr Unternehmen auch an internationalen Geschäftsnetzen und standardisierten Systemen wie GS1 teilnehmen. Dies öffnet die Tür zu neuen Möglichkeiten und ermöglicht eine bessere Zusammenarbeit mit Partnern und Kunden auf globaler Ebene.
Darüber hinaus bietet die Verwendung von GLN Transparenz und Sichtbarkeit in der Lieferkette des Unternehmens. GLN ist ein Schlüsselelement für die Übermittlung von Positionsinformationen für Waren, um die Verteilung und Planung von Lieferungen zu optimieren.
Registrieren Sie sich auf einer akkreditierten Plattform, um GLN zu erhalten
Um einen GLN zu erhalten, müssen Sie den Registrierungsprozess auf einer akkreditierten Plattform durchlaufen. Dies ist erforderlich, um die Sicherheit zu gewährleisten und Ihre Legitimität als Teilnehmer des elektronischen Dokumentenmanagements zu bestätigen.
Sie müssen die folgenden Informationen angeben:
- Kontaktdaten: Geben Sie Ihren vollständigen Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Telefonnummer an. Stellen Sie sicher, dass diese Informationen korrekt und aktuell sind, damit Sie Benachrichtigungen und Bestätigungen erhalten können.
- Informationen zum Unternehmen: Geben Sie den Namen Ihrer Organisation, ihre Anschrift und ihre Steuernummer (individuelle Steuernummer) an. Diese Informationen sind erforderlich, um Ihre Geschäftstätigkeit zu bestätigen und Sie in das Register der Teilnehmer des elektronischen Dokumentenmanagements aufzunehmen.
- Berechtigungsbestätigung: Stellen Sie gültige Dokumente zur Verfügung, die Ihre Berechtigung zur Teilnahme am elektronischen Dokumentenmanagement belegen. Dies können Gründungsdokumente, Lizenzen oder Konformitätsbescheinigungen sein.
Nachdem Sie alle erforderlichen Felder ausgefüllt und die erforderlichen Unterlagen eingereicht haben, wird Ihr Antrag geprüft und genehmigt. Nach erfolgreicher Registrierung erhalten Sie einen eindeutigen GLN, mit dem Sie Ihre Organisationseinheiten identifizieren und elektronische Dokumente austauschen können.
Bitte beachten Sie, dass die Registrierung auf einer akkreditierten Plattform kostenpflichtig sein kann. Geben Sie diese Informationen auf der offiziellen Website der Plattform oder bei ihrer Verwaltung an.
Ausfüllen und Einreichen von Dokumenten zur Bestätigung Ihrer Identität und Autorität
Um die Global Place Number (GLN) in einem elektronischen Dokumentenmanagement zu erhalten und zu verwenden, müssen Sie Ihre Identität und Ihre Autorität im Namen der Organisation bestätigen.
Sie müssen die folgenden Dokumente ausfüllen und zur Überprüfung vorlegen:
- GLN-Bewerbung: dies ist ein offizielles Dokument, in dem Sie Ihre persönlichen Daten, Unternehmensdaten und den Grund für den Erhalt von GLN angeben.
- Kopie des Personalausweises: Stellen Sie eine gescannte Kopie Ihres Reisepasses oder eines anderen Dokuments zur Verfügung, das Ihre Identität bestätigt.
- Registrierungsdokument der Organisation: dies kann ein Auszug aus dem EGRUL, eine Bescheinigung über die staatliche Registrierung oder ein anderes Dokument sein, das das Recht Ihrer Organisation zur Geschäftsführung bestätigt.
- GLN-Vollmacht (wenn Sie im Namen der Organisation handeln): wenn Sie ein Vertreter der Organisation sind, müssen Sie ein Dokument vorlegen, das Ihre Berechtigung zum Erhalt des GLN bestätigt.
Nachdem Sie diese Dokumente ausgefüllt und eingereicht haben, sollten Sie sie an die angegebene Adresse senden oder auf die zu diesem Zweck bereitgestellte offizielle Website hochladen.
Die Überprüfung der Dokumente kann einige Zeit in Anspruch nehmen, also seien Sie darauf vorbereitet, zu warten. Nach erfolgreicher Überprüfung erhalten Sie eine Benachrichtigung über die Zuweisung von GLN an Sie und können damit beginnen, sie im elektronischen Dokumentenmanagement zu verwenden.
Durchführung von Qualifikationsprüfungen und Zuverlässigkeitsprüfungen der Teilnehmer
Vor der Teilnahme am elektronischen Dokumentenaustausch müssen die Qualifikationen und die Zuverlässigkeit potenzieller Teilnehmer überprüft werden. Sie müssen bereit sein, die erforderlichen Dokumente vorzulegen, um ihre Kompetenz und Zuverlässigkeit zu bestätigen.
- Überprüfung der Richtigkeit der Unternehmensregistrierung;
- Überprüfung der erforderlichen Lizenz oder des Zertifikats, um die Einhaltung der Qualifikationsanforderungen zu bestätigen;
- Überprüfung der finanziellen Gesundheit der Organisation;
- Überprüfung des Vorhandenseins positiver Rückmeldungen von anderen Teilnehmern des elektronischen Dokumentendurchlaufs;
- Überprüfung der Zahlungshistorie und Schuldenfreiheit bei den Steuerbehörden;
- Überprüfung der Korrektheit der Unterlagen und der Buchhaltung von Informationen.
Solche Prüfungen werden dazu beitragen, die Zuverlässigkeit und Qualifikationen der Teilnehmer des elektronischen Dokumentenmanagements zu bewerten und das Risiko möglicher Probleme oder Ausfälle zu minimieren.
Für die Durchführung der Prüfungen ist es notwendig, sich an die Organisation zu wenden, die sich mit der Prüfung und Überprüfung der Qualifikationen der Teilnehmer des elektronischen Dokumentendurchlaufs befasst.
Die Ergebnisse der Kontrollen müssen dokumentiert und bei Bedarf zur späteren Verwendung aufbewahrt werden.
