Outlook ist einer der beliebtesten E-Mail-Clients, der viele Funktionen für die einfache Verwaltung von E-Mails bietet. Eine dieser Funktionen ist die Archivierung, mit der Sie Nachrichten so speichern und organisieren können, dass sie die Mailbox nicht verstopfen, aber bei Bedarf verfügbar bleiben. In diesem Handbuch erfahren Sie, wie die Sicherung in Outlook funktioniert und wie Sie diese Funktion an Ihre Bedürfnisse anpassen können.
Die Sicherung erfolgt in Outlook, indem Nachrichten aus dem primären Postfach in einen separaten Archivordner verschoben werden. Auf diese Weise geben Sie Platz im Hauptfach frei, behalten aber gleichzeitig den Zugriff auf alle wichtigen E-Mails und Informationen. Die Archivierung kann manuell oder automatisch erfolgen, je nach Ihren Vorlieben und Einstellungen.
Um eine manuelle Archivierung durchzuführen, müssen Sie die Nachrichten auswählen, die Sie in das Archiv verschieben möchten, und dann auf die entsprechende Schaltfläche klicken oder einen Befehl im Kontextmenü ausführen. Dadurch werden die ausgewählten Nachrichten in den Ordner "Archiv" verschoben, und die Informationen zu diesen Nachrichten können weiterhin angezeigt und durchsucht werden. Sie können auch die automatische Archivierung konfigurieren, indem Sie Kriterien für das Verschieben von Nachrichten nach bestimmten Regeln (z. B. nach dem Versanddatum oder nach bestimmten Wörtern im Betreff der E-Mail) in das Archiv festlegen.
Es ist wichtig zu beachten, dass die Outlook-Archivierung keine Nachrichten löscht, sondern sie nur in einen separaten Ordner verschiebt. Das bedeutet, dass Sie jederzeit zu archivierten Nachrichten zurückkehren und diese bei Bedarf im primären Postfach wiederherstellen können. Durch die Archivierung können Sie Ihre E-Mails organisieren und die Outlook-Leistung verbessern, indem Sie schnell aktuelle Nachrichten finden und bearbeiten können.
In Outlook archivieren: Was ist das?
Die Archivierung kann auf Wunsch des Benutzers vollständig automatisiert oder manuell durchgeführt werden. Im ersten Fall verschiebt Outlook alte E-Mails und andere Elemente automatisch zu einem bestimmten Zeitpunkt oder nach Erreichen bestimmter Kriterien in Archivdateien, z. B. wenn die E-Mail älter als 6 Monate ist. Im zweiten Fall wählt der Benutzer selbst aus, welche Elemente archiviert werden sollen, wann und wo sie verschoben werden sollen.
Archivdateien haben eine Erweiterung .pst oder .ost und kann lokal auf dem Computer des Benutzers oder auf einem Netzwerkserver gespeichert werden, auf den von jedem Gerät aus zugegriffen werden kann. Darüber hinaus können Archivdateien verschlüsselt werden, um die Informationssicherheit zu gewährleisten.
Der Hauptzweck der Outlook-Archivierung besteht darin, wertvolle Daten sicher zu halten und zu verhindern, dass sie verloren gehen oder beschädigt werden. Archivierte Elemente können immer angezeigt und durchsucht werden, nehmen jedoch keinen Platz mehr im primären Postfach ein, wodurch Outlook schneller ausgeführt wird und ein Überlauf des Postfachs vermieden wird.
Wie kann ich die Sicherung in Outlook konfigurieren
Mit der E-Mail-Archivierung in Outlook können Sie die Menge an Informationen in Ihrem Postfach verwalten, alte Nachrichten und Anhänge in Archivordner migrieren und die Leistung Ihrer Anwendung verbessern. Wenn Sie die Sicherung in Outlook einrichten möchten, befolgen Sie die unten beschriebenen einfachen Anweisungen.
1. Öffnen Sie Outlook und wählen Sie die Registerkarte Datei in der oberen linken Ecke des Programmfensters aus.
2. Wählen Sie im Menü "Datei" die Option "Einstellungen" und dann "Verteilen".
3. Klicken Sie im Fenster "Verteilung" auf die Registerkarte "Autoarchivierung".
4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der Option "Automatische Standardeinstellung verwenden".
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Automatische Konfiguration".
6. Wählen Sie im sich öffnenden Fenster das Zeitintervall aus, nach dem die Nachrichten automatisch in das Archiv verschoben werden. Sie können beispielsweise Jeden Monat auswählen.
7. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Elementtypen, die Sie archivieren möchten. Sie können beispielsweise das Kontrollkästchen neben "E-Mail-Ordner" und "E-Mail-Nachrichten" aktivieren.
8. Konfigurieren Sie bei Bedarf zusätzliche Sicherungsoptionen. Sie können beispielsweise "Diese Elemente nur zum Löschen markieren" auswählen oder ein Häkchen neben "Löschen älter (Tage)" setzen und die gewünschte Anzahl von Tagen angeben.
9. Klicken Sie auf OK, um die Autoarchivierungseinstellungen zu speichern.
10. Schließen Sie das Fenster "Outlook-Einstellungen".
Die Outlook-Archivierung ist jetzt eingerichtet und verschiebt alte Nachrichten und Anhänge automatisch entsprechend den ausgewählten Optionen in die Archivordner.
Wie erfolgt die automatische Sicherung in Outlook
Wenn die automatische Sicherung aktiviert ist, überprüft Outlook regelmäßig die Ordner des Kontos und verschiebt alte Elemente (z. B. E-Mails, Termine, Aufgaben) in Archivdateien mit der Erweiterung .pst oder .ost. Standardmäßig werden diese Dateien auf dem lokalen Computer gespeichert, können aber auch auf einem Netzlaufwerk oder Cloud-Speicher gespeichert werden.
Archivdateien können nach Jahren organisiert oder kontinuierlich wachsen, indem sie sich als eine Datei für jedes Konto oder jeden Ordner manifestieren. Standardmäßig werden die Archive automatisch verwaltet, Benutzer können jedoch auch die Einstellungen für die automatische Sicherung nach ihren Wünschen anpassen. Sie können beispielsweise angeben, nach welchem Zeitraum Elemente in ein Archiv verschoben oder im Hauptordner belassen werden sollen.
Die automatische Sicherung in Outlook ist ein leistungsfähiges Werkzeug, um Ihre E-Mail-Daten zu verwalten und eine Überlastung des Postfachs zu verhindern. Bei richtiger Konfiguration können Sie damit wichtige Daten speichern und Ihre E-Mails gleichzeitig in Ordnung halten.
Wie kann ich eine manuelle Sicherung in Outlook durchführen
Outlook bietet die Möglichkeit, E-Mails und Daten manuell zu archivieren, nicht nur automatisch. Dies kann nützlich sein, wenn Sie bestimmte E-Mails oder Daten in einer separaten Datei für die zukünftige Verwendung oder eine bequemere Lagerung speichern möchten. So führen Sie eine manuelle Sicherung in Outlook durch:
- Öffnen Sie Outlook und wählen Sie den Ordner oder die Ordner aus, die Sie archivieren möchten. Sie können mehrere Ordner auswählen, indem Sie die Strg-Taste gedrückt halten und auf die gewünschten Ordner klicken.
- Klicken Sie in der oberen Menüleiste auf die Registerkarte Datei.
- Wählen Sie im daraufhin angezeigten Menü den Punkt "Info" aus.
- Wählen Sie im rechten Fensterbereich die Option Elemente löschen und dann Archivieren aus.
- Wählen Sie im daraufhin angezeigten Fenster "Archivieren" den Datumsbereich aus, für den Sie die E-Mails und Daten archivieren möchten. Sie können auch den Ordner auswählen, in dem die Archivdatei gespeichert werden soll.
- Wählen Sie die Option Diesen Ordner und alle Unterordner archivieren aus, wenn Sie den gesamten Inhalt der ausgewählten Ordner archivieren möchten.
- Klicken Sie auf "OK", um die manuelle Sicherung zu starten.
Outlook beginnt mit der Sicherung der ausgewählten Ordner und erstellt eine Datei mit der Erweiterung .pst, in dem die archivierten E-Mails und Daten gespeichert werden. Sie können diese Datei auf Ihrem Computer oder einem anderen Gerät speichern, damit Sie später bei Bedarf darauf zugreifen können.
Wie kann ich archivierte E-Mails in Outlook wiederherstellen
Wenn Sie E-Mails in Outlook archivieren, werden sie aus dem primären Posteingang in einen separaten Archivordner verschoben. In einigen Fällen ist es möglicherweise erforderlich, diese E-Mails wieder in den Hauptordner zurückzusetzen. In diesem Abschnitt zeigen wir Ihnen, wie Sie diesen Vorgang in wenigen einfachen Schritten durchführen können.
Befolgen Sie diese Anweisungen, um archivierte E-Mails in Outlook wiederherzustellen:
| 1. | Öffnen Sie Outlook und navigieren Sie im oberen Menü zum Abschnitt "Ordner". |
| 2. | Wählen Sie den Ordner "Archiv" aus der Ordnerliste aus. |
| 3. | Öffnen Sie die E-Mail, die Sie wiederherstellen möchten, indem Sie darauf klicken. |
| 4. | Wählen Sie im oberen Menü die Registerkarte "Ordner" und klicken Sie auf die Schaltfläche "In Ordner verschieben". |
| 5. | Wählen Sie im angezeigten Fenster den Posteingang aus und klicken Sie auf die Schaltfläche "OK". |
Nachdem Sie diese Schritte ausgeführt haben, wird die ausgewählte E-Mail zurück in den primären Posteingang verschoben. Sie können diesen Vorgang für alle anderen archivierten E-Mails wiederholen, die Sie wiederherstellen möchten.
Beachten Sie, dass die Wiederherstellung archivierter E-Mails abhängig von der Größe und Geschwindigkeit Ihrer Internetverbindung einige Zeit in Anspruch nehmen kann.
Jetzt, da Sie wissen, wie Sie archivierte E-Mails in Outlook wiederherstellen können, können Sie Ihre E-Mails einfach verwalten und in einer für Sie geeigneten Reihenfolge speichern.
